Déploiement US et flux intersociétés vente vers achat

Longchamp, maison française de maroquinerie de luxe, utilise SAP en France pour gérer les flux logistiques, les ventes et les transferts de stock entre les entrepôts et les boutiques, et toutes les décisions d'architecture informatique sont prises à Paris. La filiale américaine, avec 17 boutiques, un seul entrepôt dans le New Jersey et une grande partie de sa distribution par les grands magasins et les clients wholesale, recevait SAP par un déploiement (roll-out) de la solution logistique française. Intégration dans une équipe de quatre consultants et un chef de projet peu avant le go-live prévu en juin 2019, car des développements étaient en retard, notamment sur les flux de vente intersociétés entre les entités française et américaine. La France restait maîtresse des décisions stratégiques sur le stock américain : elle devait en avoir un état précis et créait les commandes et transferts de réapprovisionnement des États-Unis.

L'enjeu

Les flux intersociétés permettent de tracer les mouvements de stock entre entités et de s'assurer que chaque entité déclare correctement ses propres gains et pertes ; ici, chaque entité avait en plus ses propres déclarations de taxes et de douane, puisqu'elles se trouvaient dans des pays différents.

Le besoin métier était que les équipes françaises puissent déclencher des mouvements de marchandises vers les États-Unis : un programme de planning exécuté pendant la nuit analyse les niveaux de stock et crée des propositions de vente. S'il identifie un niveau de stock trop bas sur deux références de sac à main aux États-Unis, il crée une commande de vente de Longchamp France qui vend ces références à Longchamp USA. Cette vente déclenche ensuite l'expédition physique par bateau ou avion et la réception dans l'entrepôt du New Jersey. Côté américain, la même transaction doit exister sous forme de commande d'achat.

Alternatives étudiées

J'ai d'abord envisagé le traitement intersociétés standard de SAP, que j'ai écarté pour deux raisons :

Il me fallait une conception qui laisse la France inchangée tout en créant les mouvements de marchandises entre les deux entités.

Conception de la solution

J'ai réalisé un flux intersociétés spécifique qui utilise au maximum les objets standard de SAP :

1. Une commande de vente de la France vers les États-Unis est sauvegardée, généralement à partir d'une proposition de vente générée par le programme de planning et validée par un utilisateur.
2. Des user exits SD à la sauvegarde de la commande de vente accueillent mon code, qui vérifie que la vente est destinée à l'entité américaine. Toutes les autres ventes restent inchangées.
3. Le code lit les structures du document de vente et transpose leurs champs dans les structures du document d'achat. Les modules SD et MM organisent leurs données de façon similaire, ce qui a simplifié le mapping.
4. La commande d'achat est créée au moyen de la BAPI d'achat standard, qui crée le document avec toutes ses tables dépendantes. J'ai évité les insertions directes en base de données, très fortement déconseillées dans SAP.
5. Les États-Unis réceptionnent ensuite les marchandises sur la commande d'achat avec des livraisons entrantes à l'entrepôt de Robbinsville.

Difficultés et solutions apportées

• Champs spécifiques à AFS. Longchamp utilisait SAP AFS (Apparel and Footwear Solution), une extension du module de vente pour les produits de mode, que j'ai apprise sur le projet grâce aux transferts de compétences de mes collègues et à mes recherches personnelles. Certains champs AFS n'étaient pas renseignés par la BAPI standard ; j'ai donc ajouté un traitement ciblé pour les compléter après la création.
• Arrivée tardive. Je suis arrivé après les ateliers de conception, peu avant le go-live, et j'ai pris en main des sujets que d'autres n'arrivaient pas à livrer. J'ai repris la configuration française pour les États-Unis (types de transferts, types de commandes d'achat et de vente, configuration de l'entrepôt) et je l'ai adaptée plutôt que de tout reconcevoir.
• Capacité de développement. Chaque consultant avait un module (SD, MM ou WM). Les développements devaient être confiés au centre offshore de développement ABAP de VISEO, mais j'avais des compétences en développement que les autres n'avaient pas : j'ai donc codé moi-même les parties développement des trois modules et rattrapé le temps perdu.

Résultat

Une commande d'achat est désormais créée directement à chaque création d'une commande de vente de la France vers les États-Unis. Le programme de planning de Longchamp peut lancer automatiquement les réapprovisionnements depuis les entrepôts français vers l'entrepôt américain, et les utilisateurs n'ont plus qu'à valider les documents de vente générés au lieu de les saisir. La communication entre les deux entités, qui se faisait auparavant par e-mail et téléphone, est devenue plus fluide et plus rapide.

Organisation du projet

Je travaillais sur site, dans l'entrepôt, où la petite équipe projet avait ses bureaux à côté des utilisateurs finaux. Aller directement dans l'entrepôt pour constater les problèmes et les corriger a été très formateur. En plus du flux intersociétés, j'ai testé la réception, le prélèvement, l'emballage et l'expédition, lancé l'allocation de stock et les ordres de transfert en vague, configuré les types de messages et l'impression des formulaires, et assuré le monitoring des IDocs, puis j'ai repris le support et la formation des utilisateurs après le go-live.

Ce que j'en retiens

La plupart des clients de VISEO sont des groupes français disposant de filiales aux États-Unis : les flux intersociétés sont donc un sujet récurrent. Ce projet m'a appris à construire un flux non standard propre lorsque le standard SAP ne correspond pas au métier, tout en conservant des objets standard (user exits, BAPI) et en isolant la modification pour ne pas impacter le système de la maison mère.